AI kan vara ett bra stöd i företagets vardag. Det kan hjälpa till med struktur, textutkast, idéer, sammanfattningar och enklare administration. För många företagare sparar det tid och gör det lättare att komma vidare i arbetet.
Men det betyder inte att allt ska matas in i ett AI-verktyg.
När du använder AI i företaget behöver du tänka på vilken information du delar, vem som kan få tillgång till den och om innehållet innehåller uppgifter som du inte borde lämna ifrån dig. Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, betonar att man behöver tänka till kring vilken information man delar med en AI-tjänst. IMY lyfter också att om personuppgifter används för att träna en AI-modell kan det bli svårt att i efterhand styra hur uppgifterna används.
Det här bör du inte lägga in i öppna AI-tjänster
- Personuppgifter
Lägg inte in personnummer, löneuppgifter, hälsouppgifter, privata adresser, kontaktlistor eller andra uppgifter som kan kopplas till en person om du inte vet exakt hur tjänsten hanterar informationen. IMY:s vägledning om GDPR och AI utgår från att reglerna blir relevanta när personuppgifter behandlas. - Kunddata och känsligt företagsmaterial
Kundregister, pågående affärer, interna kalkyler, offerter, avtal, prislistor och ej publicerad företagsinformation bör inte klistras in i öppna verktyg. Den typen av material kan vara affärskritiskt även om det inte alltid innehåller personuppgifter. - Bokföringsunderlag och ekonomiska detaljer
Fakturor, löneunderlag, deklarationsuppgifter, bokföringsmaterial och andra dokument som ligger nära redovisning och skatt bör hanteras med stor försiktighet. Inom ekonomi räcker det inte att få ett snabbt svar. Underlaget måste också behandlas på rätt sätt. - Inloggningsuppgifter och säkerhetsinformation
Det låter självklart, men det behöver sägas. Lösenord, bankuppgifter, interna säkerhetsrutiner och annan känslig åtkomstinformation ska aldrig läggas in. NCSC lyfter att AI-system behöver utvecklas och användas på ett sätt som inte avslöjar känslig data för obehöriga, och att säkerhet måste vara ett kärnkrav. - Material som AI inte ska fatta beslut om själv
IMY beskriver att AI ibland kan användas för automatiserat beslutsfattande som får rättsliga eller betydande följder för en person. Därför bör företag vara försiktiga med att låta AI ensamt avgöra frågor som rör människor, till exempel bedömningar om anställning, ersättning eller andra beslut med tydlig påverkan.
Vad kan AI vara bra till då?
AI fungerar ofta bäst när du använder den till sådant som inte kräver att du lämnar ut känslig information.
Bra exempel är:
att få hjälp att formulera ett utkast
att skriva om en text i enklare språk
att få idéer till innehåll eller rubriker
att skapa en checklista
att sammanfatta allmän information
att strukturera ett möte eller en plan
Det är där många företag får mest nytta med lägst risk.
Så bör du tänka som företagare
Ett enkelt sätt att tänka är:
Skulle jag vara bekväm med att den här informationen hamnar utanför företaget?
Om svaret är nej, lägg inte in den.
Nästa fråga är:
Behöver jag verkligen originaluppgifterna för att få hjälp?
Ofta räcker det att anonymisera, generalisera eller skriva om situationen.
I stället för att klistra in ett riktigt kundavtal kan du till exempel skriva:
“Jag har ett avtal med en kund om löpande tjänster. Vilka punkter bör jag kontrollera?”
Då får du stöd utan att lämna ut själva dokumentet.
Maronis råd
På Maroni ser vi AI som ett användbart stöd i företagens vardag. Men vi tycker att företag ska använda AI klokt.
Vårt råd är att:
använda AI för idéer, struktur och utkast
undvika personuppgifter och känsligt material i öppna verktyg
alltid granska svaren innan de används
inte låta AI ersätta yrkesmässig bedömning inom ekonomi och redovisning
Teknik kan spara tid.
Men kontroll, kvalitet och ansvar måste alltid finnas kvar.