Maroni Redovisningsbyrå informerar om reglerna kring momsavdrag och kvitton
Många företagare tänker främst på själva inköpet när de handlar till företaget. Men minst lika viktigt är vilket underlag man får med sig tillbaka till bokföringen.
På Maroni Redovisningsbyrå ser vi ofta att företag lämnar in kvitton som inte uppfyller Skatteverkets krav för momsavdrag. Det kan i värsta fall innebära att företaget går miste om avdrag för ingående moms trots att inköpet i sig är fullt verksamhetsrelaterat.
4 000 kronor är en viktig gräns
När ett köp understiger 4 000 kronor inklusive moms räcker det normalt med ett vanligt kassakvitto, alltså en så kallad förenklad faktura.
Men när beloppet överstiger 4 000 kronor inklusive moms förändras reglerna. Då krävs i regel en fullständig faktura för att företaget ska ha rätt att lyfta momsen.
Det är här många missar uppstår.
Ett vanligt kassakvitto från exempelvis byggvaruhus, elektronikbutik eller grossist innehåller ofta inte alla uppgifter som lagen kräver vid större inköp.
Vad ska finnas på ett korrekt underlag?
Förenklad faktura – vid mindre köp
För inköp upp till 4 000 kronor inklusive moms ska underlaget bland annat innehålla:
- datum,
- uppgifter om säljaren,
- vad som har köpts,
- samt moms eller momssats.
Köparens namn och adress behöver normalt inte finnas med på en förenklad faktura.
Fullständig faktura – vid köp över 4 000 kronor
Vid större inköp måste fakturan normalt innehålla:
- fakturadatum,
- unikt löpnummer,
- säljarens momsnummer,
- köparens namn och adress,
- vad som har sålts,
- leveransdatum,
- pris exklusive moms,
- momsbelopp och momssats.
Det som oftast saknas på vanliga kassakvitton är köparens uppgifter. Just detta är viktigt för momsavdraget.
Vi rekommenderar även att företagets organisationsnummer finns med på fakturan eller kvittot, särskilt vid större inköp. Även om köparens namn och adress är de centrala uppgifterna enligt momsreglerna stärker organisationsnumret kopplingen mellan inköpet och företaget. Det minskar risken för frågor vid en kontroll från Skatteverket och gör underlaget tydligare i bokföringen.
Vanligt problem i bygg- och servicebranschen
Vi ser detta ofta hos företag inom:
- bygg,
- installation,
- service,
- städ,
- entreprenad,
- och konsultverksamhet.
En anställd eller ägare handlar material snabbt på väg till ett jobb och lämnar senare in ett vanligt kvitto till bokföringen. Om köpet överstiger gränsvärdet och företaget inte framgår som köpare kan Skatteverket ifrågasätta avdragsrätten för momsen.
Det gäller särskilt inköp av:
- verktyg,
- byggmaterial,
- maskiner,
- datorer,
- telefoner,
- inventarier,
- och större materialköp.
Undantag finns – men spara extra underlag
I vissa situationer accepterar Skatteverket förenklade kvitton även över 4 000 kronor, exempelvis:
- bensinautomater,
- parkeringsautomater,
- tågbiljetter,
- eller andra automatiserade betalningar.
Då rekommenderar vi att man sparar kompletterande underlag tillsammans med kvittot, till exempel:
- kontoutdrag,
- korttransaktion,
- bokningsbekräftelse,
- eller annan betalningshistorik.
Glöm inte att kvitton bleknar
Många kvitton skrivs idag ut på värmepapper. Texten kan bli oläslig efter relativt kort tid.
Vi rekommenderar därför att företag:
- fotograferar kvittot direkt,
- sparar det digitalt,
- och skickar in underlagen löpande till bokföringen.
Maronis rekommendation till företagare
För att undvika problem vid bokslut eller en framtida skattekontroll rekommenderar vi följande rutin:
- Kontrollera alltid beloppet vid inköp.
- Vid köp över 4 000 kronor inklusive moms – be om fullständig faktura direkt.
- Säkerställ att företagets namn, adress och gärna organisationsnummer står med.
- Spara både kvitto och betalningsbevis.
- Digitalisera underlagen så tidigt som möjligt.
Små detaljer på ett kvitto kan få stora skattemässiga konsekvenser.