Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det betyder att företag fortfarande har en tydlig skyldighet att spara bokföring, verifikationer och annat räkenskapsmaterial under lång tid.
Det här innebär till exempel att:
- räkenskapsår som avslutades under 2025 får förstöras tidigast den 1 januari 2033
- räkenskapsår som avslutades under 2024 får förstöras tidigast den 1 januari 2032
- räkenskapsår som avslutades under 2023 får förstöras tidigast den 1 januari 2031
- räkenskapsår som avslutades under 2022 får förstöras tidigast den 1 januari 2030.
För företag med brutet räkenskapsår är det viktigt att tänka på att lagen räknar från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I praktiken kan bevarandetiden därför bli längre än sju år räknat från själva bokslutsdagen.
Nya regler från den 1 juli 2024
Den 1 juli 2024 trädde nya regler i kraft i bokföringslagen. Ändringen innebär att företag inte längre behöver spara ursprungligt räkenskapsmaterial i sin ursprungliga form, om informationen har förts över på ett säkert sätt och det inte finns risk för att innehållet förändras eller försvinner.
Det betyder till exempel att ett papperskvitto eller en pappersfaktura kan kastas efter korrekt digitalisering. Samma princip gäller även annan räkenskapsinformation som förs över mellan olika format, så länge överföringen är säker och informationen fortsatt kan tas fram i läsbar form.
Det är dock viktigt att skilja på två saker:
- arkiveringsskyldigheten finns kvar
- kravet att spara originalet har lättats.
Företaget måste alltså fortfarande spara själva räkenskapsinformationen i sju år. Det som har ändrats är att pappersoriginalet inte längre måste ligga kvar i arkivet när överföringen till digital form har gjorts korrekt.
Vad måste sparas i praktiken?
Räkenskapsinformationen ska vara ordnad, överskådlig och bevaras på ett betryggande sätt. Företaget måste också kunna ta fram materialet under hela bevarandetiden. Det räcker därför inte att bara fotografera eller skanna ett underlag. Filen måste också vara komplett, läsbar och sparad på ett sätt som gör att den inte försvinner.
I praktiken bör företag ha tydliga rutiner för:
- hur underlag skannas eller fotograferas
- var materialet lagras
- hur säkerhetskopiering sker
- hur man säkerställer att informationen går att hitta flera år senare.
Vissa handlingar bör sparas längre
Även om bokföringslagen anger sju år som huvudregel finns det dokument som ofta bör sparas längre. Verksamt anger till exempel att vissa handlingar som rör förvärv av fastigheter och andra tillgångar kan behöva sparas under längre tid. Det gäller även underlag för förbättringsutgifter, aktier och andelar, eftersom de kan behövas långt senare för att styrka anskaffningsvärden och skattemässiga beräkningar.
Det finns också ett civilrättsligt perspektiv. Den allmänna preskriptionstiden är i många fall tio år. Därför är det ofta klokt att spara avtal, skuldebrev och andra viktiga handlingar längre än själva bokföringsmaterialet.
Maronis kommentar
De nya reglerna gör digital arkivering enklare. Det är en lättnad för många företag som vill arbeta helt digitalt. Samtidigt ställer det högre krav på bra rutiner. Den som digitaliserar sina underlag måste säkerställa att informationen är korrekt överförd, lätt att hitta och möjlig att läsa under hela arkiveringstiden.
För företag som använder moderna bokföringssystem kan detta vara en stor fördel. Men det är viktigt att inte gallra för snabbt. Underlag som har betydelse för skatt, ägande, investeringar eller framtida tvister bör ofta sparas längre än sju år.
Sammanfattning
Huvudregeln är fortfarande att bokföring och räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Sedan den 1 juli 2024 behöver företag i många fall inte längre spara pappersoriginal, om informationen har digitaliserats på ett säkert sätt. Men själva räkenskapsinformationen måste fortfarande bevaras enligt bokföringslagen.
Om du vill vara säker på att dina arkiveringsrutiner uppfyller lagens krav är det klokt att se över både system, arbetsflöden och dokumenthantering.